Funktionen
Alles von der Unterschrift bis zur Kündigungsfrist
Vorbereiten, verschicken, unterschreiben lassen, nachweisen und danach die Fristen im Blick behalten. Ihre Vertragspartner brauchen dafür nur ihr E-Mail-Postfach.
1 · Vorbereiten
Dokument hochladen, Felder setzen
Laden Sie den fertigen Vertrag hoch und klicken Sie dorthin, wo unterschrieben werden soll. Dazu kommen Datum, Name, Firma oder Funktion. Jeder Unterzeichner hat seine eigene Farbe, damit nichts verwechselt wird.
- PDF und Word (.docx, .doc, .odt, .rtf)
- Die Vertragsnummer steht auf jeder Seite
- Felder verschieben und in der Größe ändern
2 · Unterschreiben
Ihre Vertragspartner brauchen nur ihr Postfach
Der Link aus der E-Mail öffnet das Dokument. Mit einem Code, der an die eingeladene Adresse geht, bestätigen Ihre Vertragspartner den Zugriff auf ihr Postfach. Unterschrieben wird mit dem Finger, mit getipptem Namen oder mit einem Foto der eigenen Unterschrift, deren Hintergrund automatisch entfernt wird.
- Fürs Handy gebaut, funktioniert genauso am Computer
- Dokument vorher vollständig lesen und herunterladen
- Die Bestätigung gilt nur auf dem Gerät, auf dem der Code eingegeben wurde
3 · Nachweisen
Ein Protokoll zu jedem Vertrag
Jeder Schritt steht mit Uhrzeit und IP-Adresse im Protokoll, zusammen mit dem digitalen Fingerabdruck der jeweiligen Fassung. Die Einträge sind verkettet, sodass nachträgliche Änderungen auffallen. Am Ende bekommen alle Beteiligten das fertige PDF und das Protokoll per E-Mail.
- Protokoll als PDF zu jedem abgeschlossenen Vertrag
- Fingerabdruck selbst nachrechnen und vergleichen
- Musterprotokoll und Details unter „Sicherheit“
4 · Im Blick behalten
Verträge ablegen, Fristen nicht verpassen
Unterschriebene Verträge landen automatisch in der Vertragsverwaltung. Verträge, die Sie woanders abgeschlossen haben, legen Sie dazu, die Datei bleibt unverändert. Aus Laufzeit und Kündigungsfrist rechnet Signatura den nächsten Kündigungstermin aus.
- Erinnerung per E-Mail 30 und 7 Tage vor der Frist
- Alle Fristen als Kalender-Abo
- Verlauf je Vertrag: wer wann was geändert hat
Außerdem
- Word wird PDF
- Word-Dateien werden umgewandelt. Bevor jemand sie sieht, prüfen Sie das PDF und geben es frei.
- Reihenfolge
- Nacheinander – der Nächste bekommt den Link, sobald der Vorherige unterschrieben hat – oder alle zugleich.
- Erinnerungen
- Wer nicht reagiert, wird nach einem, drei und sieben Tagen erinnert. Oder sofort, per Knopf.
- Ihr Name als Absender
- Die Einladung kommt von „Ihre Organisation über Signatura“. Antworten landen bei der Person, die verschickt hat.
- Vorlagen
- Wiederkehrende Verträge einmal mit Rollen und Feldern vorbereiten, danach nur noch Namen und E-Mail eintragen. Free: 2 Vorlagen, Pro und Business: beliebig viele.
- Serienversand
- Einen Vertrag aus einer Vorlage an viele schicken: Tabelle hochladen, Spalten zuordnen, prüfen, versenden. Ab Pro.
- Adressbuch
- Wer einmal unterschrieben hat, wird beim nächsten Vertrag mit Funktion und Firma vorgeschlagen.
- Neue Fassung
- Ändert sich der Vertrag, laden Sie eine neue Fassung hoch. Die alten Links werden ungültig, der Vorgang beginnt von vorn.
- Ablehnen mit Grund
- Unterzeichner können ablehnen und schreiben dazu, warum. Sie bekommen es per E-Mail mit.
- Team und Rollen
- Beliebig viele Mitglieder. Die Leitung lädt ein und verwaltet Team und Abo.
- Deutsch oder Englisch
- Einladung, Mails und Signaturseite gibt es für Ihre Vertragspartner auf Deutsch oder Englisch.
Ihr erster Vertrag ist in wenigen Minuten unterwegs.
3 Verträge je Kalendermonat kostenlos, ohne Zahlungsdaten.