Nachweis & Sicherheit
Eine elektronische Unterschrift ist so viel wert wie der Nachweis, der an ihr hängt. So ist er gebaut, und hier liegen seine Grenzen.
1So ist der Nachweis gebaut
Der Fingerabdruck des Dokuments
Beim Hochladen druckt Signatura die Vertragsnummer in eine schmale Fußzeile auf jede Seite und bildet dann eine Prüfsumme nach SHA-256 über die fertige Datei. Diese Prüfsumme ändert sich vollständig, sobald sich im Dokument auch nur ein Zeichen ändert.
Jede Unterschrift wird auf genau diese Fassung gesetzt. Wird eine neue Fassung hochgeladen, werden die alten Links ungültig und der Vorgang beginnt von vorn. Eine Unterschrift wandert nie stillschweigend auf ein anderes Dokument.
Das Protokoll als Kette
Jeder Schritt – angelegt, versendet, geöffnet, Code bestätigt, zugestimmt, unterschrieben, abgeschlossen – wird mit Zeitpunkt, IP-Adresse, Browser und Prüfsumme gespeichert; im Protokoll-PDF stehen Zeitpunkt, IP-Adresse und Prüfsumme.
Jeder Eintrag enthält die Prüfsumme seines Vorgängers, und der letzte Stand wird zusätzlich am Vertrag verankert. Wird nachträglich ein Eintrag geändert oder entfernt, passt die Kette an dieser Stelle nicht mehr, und die Prüfung in Signatura zeigt das an. Das Protokoll liegt jedem abgeschlossenen Vertrag als PDF bei.
Die Grenzen: Die Kette macht Änderungen sichtbar, sie ist kein Zeitstempel eines externen Vertrauensdienstes. Wer Datenbank und Anker gemeinsam neu schreiben könnte, fiele ihr nicht auf. Deshalb bekommen alle Beteiligten PDF und Protokoll am Ende per E-Mail; diese Kopien liegen außerhalb von Signatura.
Was der Einmalcode belegt
Jeder Unterzeichner bekommt einen eigenen Link, der bei uns nur als Prüfsumme gespeichert wird. Vor der Unterschrift geht ein sechsstelliger Code an die eingeladene E-Mail-Adresse, 15 Minuten gültig. Damit ist belegt, dass die Person Zugriff auf dieses Postfach hatte. Einen Ausweis prüft Signatura nicht.
Die Bestätigung gilt nur auf dem Gerät und in dem Browser, in dem der Code eingegeben wurde. Wird der Link weitergeleitet, braucht das andere Gerät einen eigenen Code, und der geht wieder an die eingeladene Adresse.
Was es rechtlich ist
Signatura erstellt eine einfache elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung. Die meisten Verträge sind formfrei und damit auch elektronisch wirksam; das Protokoll ist im Streitfall ein Beweismittel, das ein Gericht frei würdigt. Die Textform (§ 126b BGB) ist erfüllt, eine vertraglich vereinbarte Schriftform (§ 127 BGB) in aller Regel ebenfalls.
Die gesetzliche Schriftform (§ 126 BGB) und die qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a BGB) ersetzt Signatura nicht.
2Was rechtlich gilt
Die allermeisten Geschäftsverträge brauchen keine besondere Form
Für sie ist Signatura gemacht. Die elektronische Unterschrift ist wirksam und darf vor Gericht nicht allein deshalb zurückgewiesen werden, weil sie elektronisch ist (Art. 25 eIDAS). Mehr verlangt das Gesetz nur in wenigen, ausdrücklich geregelten Fällen. Die kommen im Geschäftsalltag selten vor, und wer sie hat, weiß es meist schon.
Dafür ist Signatura gemacht
- Dienstleistungs-, Werk- und Kaufverträge zwischen Unternehmen
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Rahmenverträge
- Geheimhaltungsvereinbarungen (NDA)
- Gewerbemietverträge (seit 2025 genügt die Textform, § 578 BGB)
- Vergütungsvereinbarungen von Anwälten und Steuerberatern: Die Textform (§ 3a RVG, § 4 StBVV) ist erfüllt, die inhaltlichen Vorgaben prüfen Sie wie gewohnt
- Vollmachten und Mandatsvereinbarungen ohne besondere Formvorschrift
Wann Sie eine andere Form brauchen
Sonderfälle, die das Gesetz ausdrücklich regelt
- Was die gesetzliche Schriftform verlangt (§ 126 BGB), etwa die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses und der Aufhebungsvertrag (§ 623 BGB), die Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG) oder eine Bürgschaft, wenn kein Kaufmann bürgt (§ 766 BGB)
- Wohnraummietverträge über mehr als ein Jahr (§ 550 BGB)
- Wo die Schriftform nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann (§ 126a BGB), etwa beim Verbraucherdarlehen
- Was notariell beurkundet werden muss, etwa ein Grundstückskauf oder die Abtretung von GmbH-Anteilen
- Wenn Sie die Identität prüfen müssen, etwa nach dem Geldwäschegesetz: Signatura prüft keine Ausweise
Eine Übersicht, keine Rechtsberatung. Im Zweifel die Formvorschrift des einzelnen Vertrags prüfen.
3Musterprotokoll und selbst prüfen
So sieht das Protokoll eines abgeschlossenen Vertrags aus, erzeugt mit einer Beispiel-Organisation. Namen, Adressen und IP-Adressen sind erfunden.
Musterprotokoll öffnen (PDF)So prüfen Sie ein unterschriebenes Dokument
- Berechnen Sie die Prüfsumme der PDF-Datei, am Mac oder unter Linux mit
shasum -a 256 vertrag.pdf, unter Windows mitcertutil -hashfile vertrag.pdf SHA256. - Vergleichen Sie das Ergebnis mit „SHA-256 des finalen, signierten Dokuments“ oben im Protokoll.
- Stimmen beide überein, ist es bitgenau die Datei, die unterschrieben wurde.
4Für IT & Datenschutz
Das Wichtigste für Ihre Datenschutzbeauftragte oder Ihre IT auf einen Blick. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ist Teil der AGB und gilt mit der Registrierung.
Technische und organisatorische Maßnahmen, Kurzfassung
- Speicherung von Datenbank und Dokumenten auf eigener Hardware in Bayern, Deutschland
- Verbindungen nur verschlüsselt (TLS); der Server ist von außen nur über den verschlüsselten Tunnel erreichbar
- Strikte Trennung der Organisationen, serverseitig bei jeder Abfrage erzwungen
- Signaturlinks und Einmalcodes nur als Prüfsumme gespeichert, Codes 15 Minuten gültig, Bestätigung an das Gerät gebunden
- Passwörter nur als Hash gespeichert
- Nächtliche Sicherung von Datenbank, Dokumenten und Einstellungen auf dem Server, verschlüsselt auf einem zweiten Datenträger und verschlüsselt an einem zweiten Standort in Deutschland, je 14 Stände; die Wiederherstellung wird geprüft
- Kein Zugriff auf Vertragsinhalte über die Oberfläche für den Betreiber; Zugriff auf den Server nur zur Wartung und Fehlerbehebung, geregelt im AVV
- Keine Analyse- oder Werbe-Tracker, nur technisch notwendige Cookies
Unterauftragsverarbeiter
- Cloudflare, Inc. (USA)
- Verbindung zur Website: Cloudflare nimmt die verschlüsselte Verbindung an und leitet den Datenverkehr verschlüsselt an unseren Server weiter; technisch kann Cloudflare ihn dabei einsehen. Gespeichert werden dort keine Dokumente. Übermittlung in die USA auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln.
- IONOS SE (Deutschland)
- Versand der E-Mails: Einladungen, Codes, Erinnerungen und Abschlussmails mit PDF und Protokoll.
- Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland)
- Zahlungsabwicklung für die bezahlten Tarife und einmalige Leistungen. Signatura selbst speichert keine Zahlungsdaten.
Dokumente und Kontakt
Ihr erster Vertrag ist in wenigen Minuten unterwegs.
3 Verträge je Kalendermonat kostenlos, ohne Zahlungsdaten.